サイボズOfficeからLiveに移行したけれど、ちょっと違う
サイボウズLiveの掲示板であったメール通知がない!!

カスタムアプリ通知が利用できそうだけど・・・

サイボウズLive乗換用に用意されている掲示板緊急連絡のどちらを利用すればよいのだろう。

掲示板の下記の説明を読むと過去記事の参照用のアプリで使えなさそう
サイボウズLiveの掲示板のデータを参照用にインポートできます。
過去の掲示の内容やコメントを検索できます。

緊急連絡の下記の説明を読むと更新通知が利用出来そう。ただし「サイボウズLive」の掲示板機能と互換がなさそう。
更新通知を設定すると、外出先でもアプリやメールで新着情報を受取ることができます。
「サイボウズLive」の掲示板にある「緊急連絡」の代わりとしても利用できます。

このページで作成するカスタムアプリ概要

掲示板 トピックの登録画面の特徴

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掲示板 トピック一覧の特徴

  1. イベント登録、変更、コメント時に、新着情報を他メンバへ通知
  2. イベント登録、変更、コメント時に、新着情報メール通知
    ※メール通知は100名までで、通知メンバが増える毎に設定を行う必要あり
  3. 一覧上で全てのトピック全ての確認ができ、カテゴリで絞り込みも可能
    (サイボウOfiiceの掲示板機能ではカテゴリ単位の参照しかできず、トピック全ての確認が不可)

カスタムアプリでできないこと

リアクション(いいね!)機能はコメントのみ有効

組織カテゴリとの連動は不可

カスタムアプリの追加と基本情報の設定

カスタムアプリの追加

予め準備されている『緊急連絡』をベースに、カスタムアプリでサイボウズLive相当の掲示板機能を作成します。

カスタムアプリを追加する

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カスタムアプリ 緊急連絡の追加

  1. メニューアイコンから[カスタムアプリ]をクリック
  2. カスタムアプリ(ルートフォルダ)で、[+アプリを追加する]メニューをクリック
  3. ツリー一番下[サイボウズLive乗換]を選択
  4. 『緊急連絡』[追加する]ボタンをクリック

「運用管理者」の設定などアプリ基本情報の変更

ここではサイボウズLiveと同じ機能名にするために、アプリ名の変更と、一般ユーザーが設定を変更できない様にするために「運用管理者」の設定を行います。
  1. アプリ名『緊急連絡』から変更
  2. 一般ユーザの[運用管理]メニュー表示を抑止

設定前
カスタムアプリ 掲示板(運用メニュあり)

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設定後
カスタムアプリ 掲示板(運用メニュなし)

運用管理→アプリの基本情報

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アプリの基本情報→変更する

  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. 基本情報に並んでいるアイコンから[アプリの基本情報]メニューをクリックし、アプリの基本情報画面
  3. アプリの基本情報画面で[変更する]メニューをクリックし、アプリの基本情報の変更画面

カスタムアプリ 掲示板 アプリの基本情報の変更
  1. [アプリ名]「緊急連絡」から「掲示板」に変更
  2. [運用管理者]から[全員]必ず外し運用管理者を登録
    一般ユーザが誤ってカスタムアプリの[アクセス権]などの操作をしない様に、必ず[全員]を外して再設定を行ってください。
  3. [メモ]を任意の内容にして更新

「メール通知」用チェックボックスなど項目の追加

「メール通知」用のチェックボックスの他、掲示板に必要な「新着通知」「添付ファイル」などの項目を追加します。

運用管理→項目
  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [基本情報]に並んでいるアイコンから[項目]をクリックし、項目の設定画面

項目の設定→項目を追加する

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カスタムアプリ 掲示板 項目の追加

  1. [項目を追加する]メニューをクリックし、項目の追加画面
  2. [入力タイプ]を選択
    図の例は「カテゴリ」の追加のため、登録した文字列が選択できる、[メニュー(文字列)]を選択

カスタムアプリ 掲示板 項目の追加(詳細情報の設定)
  1. [項目名]「カテゴリ」などの名称を設定
  2. [メニュー項目]「理事会・委員会」などを1行に1項目づつ登録
  3. [必須項目]必須項目とする場合にチェック
    スレッド登録時に、必須項目が未入力の場合、ダイアログで入力が促されます
  4. [ソート]一覧上でヘッダ行の項目名に対して[ソートアイコン]を表示する場合にチェック
    必ずしも必要ではないため、好みで判断をしてください
  5. [再利用]再利用時に項目の内容を複写させたい場合にチェック
    イベント再利用時に「カテゴリ」は必要なためチェック

カスタムアプリ 掲示板 項目の追加(ビューの設定)
  1. 次の項目に該当する場合、[ビュー(一覧)]-[表示しないビュー]中の「標準」「Liveビュー」を選択
    「タイトル」、「カテゴリ」
  2. [←表示する]ボタンをクリックし、「表示するビュー」
  3. 次の項目に該当する場合、[ビュー(詳細・登録)]-[表示しないビュー]中の「標準」を選択
    「タイトル」、「カテゴリ」、「本文」、「添付ファイル」、「新着通知」、「緊急通知」
  4. [←表示する]ボタンをクリックし、「表示するビュー」
「カテゴリ」と同様の手順で、項目「添付ファイル」「新着通知」「Live登録日時」を追加

カスタムアプリ 掲示板 項目の設定(項目追加後)
  1. 属性変更をしたい項目に対して、[変更]メニューをクリックし、必須等の属性を変更
    この例では「新着通知」へを「メール通知」へに変更し、再利用属性を追加しています
  2. [順番を変更する]メニューで、項目の並び順を変更
    必須作業ではありませんが、ここでは画面の並び順に合わせています

アイコンの変更

運用管理→アイコンとデザイン

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カスタムアプリ 掲示板 アイコンとデザインの設定

  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [基本情報]に並んでいるアイコンから[アイコンとデザイン]メニューをクリック

設定内容

  1. アイコンギャラリーのページに遷移し、好みのアイコンをダウンロード
  2. ダウンロードしたアイコンを[ファイルを選択]ボタンで指定

画面表示の設定

一覧画面での見せ方ビュー(一覧)の設定

運用管理→ビュー(一覧)

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カスタムアプリ 掲示板 ビュー一覧の設定

  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [画面表示]に並んでいるアイコンから[ビュー(一覧)]をクリックし、ビュー(一覧)の設定画面

[ビュー(一覧)の設定]で設定できること

  1. [最初に設定されるビュー]
    イベントアプリを表示したとき、最初に表示される一覧を設定
  2. 標準ー一覧に表示する項目を変更する場合は、[変更]メニューをクリック
  3. Liveビュー一覧に表示する項目を変更する場合は、[変更]メニューをクリック

カスタムアプリ 掲示板 ビュー一覧の変更(標準)

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カスタムアプリ 掲示板 レコード一覧画面のプレビュー(標準)

  1. [表示しない項目]から[表示する項目]へは[←表示する]ボタンを、
    [表示する項目]から[表示しない項目]への移動は[表示しない→]ボタンを利用し、ビューに表示させる項目を移動
  2. 項目の移動が完了したら、[表示する項目]「登録日時」「登録者」「更新日時」「カテゴリ」「タイトル」、の順で並んでいることを確認
設定後はビュー(一覧)の設定画面から[プレビュー]メニューレコード一覧画面(標準)のプレビュー確認ができます

カスタムアプリ 掲示板 ビュー一覧の変更(Liveビュー)

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カスタムアプリ 掲示板 レコード一覧画面のプレビュー(Liveビュー)

  1. [表示しない項目]から[表示する項目]へは[←表示する]ボタンを、
    [表示したい項目]から[表示する項目]への移動は[表示しない→]ボタンを利用し、ビューに表示させる項目を移動
  2. 項目の移動が完了したら、[登録者]「Live登録日時」「カテゴリ」「タイトル」の順で並んでいることを確認
    「Live登録日時」はサイボウズLiveからの移行用にサイボウズLiveに登録された日時を保持するための項目です
設定後はビュー(一覧)の設定画面から[プレビュー]メニューレコード一覧画面(Liveビュー)のプレビュー確認ができます

登録画面レイアウトビュー(詳細・登録)の設定

運用管理→ビュー(詳細・登録)

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カスタムアプリ 掲示板 ビュー詳細・登録の設定

  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [画面表示]に並んでいるアイコンから[ビュー(詳細・登録)]をクリックし、ビュー(詳細・登録)の設定画面
  3. ビュー(詳細・登録)の設定画面中の[レコードの詳細・登録・編集画面のビュー]中の「Live」行の[変更]メニューをクリック

カスタムアプリ 掲示板 ビュー詳細・登録の変更

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カスタムアプリ 掲示板 トピック詳細画面のプレビュー

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カスタムアプリ 掲示板 トピック追加・編集画面のプレビュー

  1. [標準の項目]に対して[←表示する][表示しない→]ボタンを操作し、項目を移動
  2. 項目の移動が完了したら、[表示する項目]「登録日時」「登録者」「更新日時」「更新者」の順で並んでいることを確認
    [標準の項目]に対しては並び順の変更は不可
  3. [カスタマイズの項目]に対して[←表示する][表示しない→]ボタンを操作し、項目を移動
  4. 画面レイアウトに従って表示する項目の表示順を変更
    (画面レイアウトは「カスタムアプリの概要」の画像を参照)
  5. 項目の移動が完了したら、[表示する項目]「—区切り線—」「タイトル」「カテゴリ」「本文」「添付ファイル」「—区切り線—」「新着通知」「メール通知」の順で並んでいることを確認
設定後はビュー(詳細・登録)の設定画面から[プレビュー]メニュートピック詳細画面トピック追加・編集画面のプレビュー確認ができます

カテゴリによる絞り込みの設定

カテゴリで絞り込みを行えるように、設定を行います。

カスタムアプリ 掲示板 一覧画面での絞り込み利用

運用管理→絞り込み

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絞り込みの設定→追加する

  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [画面表示]に並んでいるアイコンから[絞込み]をクリックし、絞込みの設定画面
  3. 絞込みの設定画面中の[追加する]メニューをクリック

カスタムアプリ 掲示板 絞り込みの変更

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カスタムアプリ 掲示板 絞り込みの設定

  1. [絞り込み名]カテゴリの値を入力
  2. 常に[項目]「カテゴリ」を選択
  3. [絞込み名]と合わせたカテゴリ値を選択
  4. 常に「と同じ」を選択

誤操作を防ぐための表示するメニューの設定

誤操作を防ぐために「アプリの基本情報」「レコードを一括編集する」「レコードを一括削除する」メニューを抑止します。

カスタムアプリ 掲示板 メニュー(運用メニュー抑止前)

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カスタムアプリ 掲示板 メニュー(運用メニュー抑止後)

運用管理→表示するメニュー

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カスタムアプリ 掲示板 表示するメニューの設定

  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [画面表示]に並んでいるアイコンから[表示するメニュー]をクリックし、表示するメニューの設定画面

表示するメニューの設定(抑止)

  1. [アプリの基本情報]からチェックを外す
  2. [表示するメニュー]から[レコード一括編集][レコード一括削除]を選択
  3. [表示しない]をクリックし、[表示するメニュー]から消えていることを確認

イベント登録やリマインドをユーザーに知らせるための通知の設定

運用管理→通知

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通知の設定→追加する

  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [各機能の設定]に並んでいるアイコンから[通知]をクリックし、通知の設定画面
  3. トピックの登録、変更、コメント書き込み時の新着通知を設定する場合は、[更新通知の設定][追加する]メニューをクリック
  4. クリック

カスタムアプリ 掲示板 更新通知の設定(条件の追加)
  1. [更新通知名]には、どんな通知か識別ができる様な名称を設定
    例「通知(レコード追加)」
  2. [通知条件]は、どの様な場合に通知するかを選択
    例イベント登録時は「レコード追加」、イベント通知時は「レコード編集」、コメント時は「コメント書き込み」を選択
  3. [絞込条件を設定する]にチェック
  4. [新着通知][チェック済み]を選択
  5. [ユーザ/グループ一覧]から通知者を選択
    グループ[全員]を選択すると、イベントを利用しないユーザにも通知されてしまうため、該当グループ(この例では[会員])を選択)にすることがおすすめです。
  6. [追加]をクリックし、通知者通知するユーザ/グループに設定されていることを確認

カスタムアプリ 掲示板 更新通知の設定(通知内容の設定)
  1. [通知の見出し]タイトルを選択
  2. [メールの見出し]は、右側のプルダウンの項目を組合わせ、さらに右側のプレビューで確認しながら設定
    例「[Office] %L登録 %9F」
  3. [通知項目]は、右側プレビューで確認しながら設定
    表示順を変更したい場合は、一旦[→削除]して、一旦[←追加]すると、追加順になります
  4. [署名]には、組織名等を設定
  5. [プレビュー]で通知イメージを確認

カスタムアプリ 掲示板 メール通知の設定(条件の追加)
  1. [更新通知名]には、どんな通知か識別ができる様な名称を設定
    例「メール(レコード追加)」
  2. [通知条件]は、どの様な場合に通知するかを選択
    例イベント登録時は「レコード追加」、イベント通知時は「レコード編集」、コメント時は「コメント書き込み」を選択
  3. [絞込条件を設定する]にチェック
  4. [メール通知][チェック済み]を選択
  5. [ユーザ選択]から通知対象者を選択
    ※メール通知はアドレスは100まで、グループ指定はできないため新規メンバ追加毎に登録が必要
  6. [追加]をクリックし、通知者通知するユーザ/グループに設定されていることを確認
  7. [レコード登録者に通知する]をチェック
    好みによりますがスレッド登録者に通知がされないと、不安になられる場合があるためチェックしています

カスタムアプリ 掲示板 更新通知の設定(通知を有効に)
  1. 通知設定の仕上げとして[有効にする]ボタンをクリックし、新着通知リマインドを有効にします。

リアクションリンクなどのコメントの設定

運用管理→コメント
  1. [運用管理]メニューをクリック
  2. [各機能の設定]に並んでいるアイコンから[コメント]をクリックし、コメントの設定画面
  3. ューをクリック

    クリック

カスタムアプリ 掲示板 コメントの設定(アクセス権)

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カスタムアプリ 掲示板 コメントの設定(リアクションリンク)

  1. アクセス権の設定(コメント)[全員]のまま
    カスタムアプリの利用に制限をしたい場合は、システム管理者が「アクセス権の設定(フォルダ)」で行います。
  2. リアクションいいね!から変更したい場合は、[編集する]メニューをクリック
  3. 確認しましたを選択し、[反映する]ボタンをクリック
  4. クリック